Microsoft Access er et databaseprogram, der følger med flere af Microsofts Office-pakker. Det lader dig gemme, organisere og analysere større mængder data i tabeller – og bygge enkle apps til at indtaste og vise dataene – uden at du behøver at være programmør. Denne guide forklarer, hvad Access er, hvordan det fungerer, hvilke versioner og abonnementer der indeholder det, og hvilke alternativer der findes.
Hvad er Microsoft Access?
Access er et såkaldt databasestyringssystem (på engelsk database management system, forkortet DBMS). Det er et program, der holder styr på store samlinger af data og gør det muligt at søge, sortere og kombinere dem hurtigt.
Hvor et regneark som Excel er bygget til tal i rækker og kolonner, er Access bygget til relationelle databaser. En relationel database består af flere tabeller, der er koblet sammen – for eksempel en tabel med kunder og en tabel med ordrer, hvor hver ordre peger tilbage på den rigtige kunde. På den måde slipper du for at gentage de samme oplysninger igen og igen.
Access henvender sig især til mindre virksomheder, foreninger og enkeltpersoner, der har brug for mere struktur, end et regneark kan give, men ikke ønsker at opbygge en stor serverdatabase fra bunden. Programmet er en del af familien omkring Microsoft 365 (tidligere Office 365).
Hurtige fakta
| Udvikler | Microsoft |
|---|---|
| Officiel side | microsoft.com/da-dk/microsoft-365/access |
| Type | Databasestyringssystem (desktop) |
| Styresystem | Windows 10 og Windows 11 (kun pc – ingen Mac/web) |
| Filformat | .accdb (tidligere .mdb) |
| Maks. databasestørrelse | 2 GB pr. fil |
| Licens | Microsoft 365-abonnement eller engangskøb (Access 2024) |
| Nyeste version | Access 2024 / Access i Microsoft 365 |
Sådan fungerer Access – de vigtigste byggesten
En Access-database er bygget op af nogle få grundlæggende objekttyper. Hver type har sin egen opgave:
- Tabeller – her gemmes selve dataene i rækker og kolonner, ligesom i et regneark.
- Forespørgsler (queries) – spørgsmål til databasen, der henter eller bearbejder bestemte data. De bygger på forespørgselssproget SQL, men kan laves visuelt uden at skrive kode.
- Formularer (forms) – skærmbilleder til at indtaste og redigere data på en overskuelig måde.
- Rapporter (reports) – pæne udskrifter og oversigter, der kan printes eller gemmes som PDF.
- Makroer og VBA – automatiseringer. Makroer er enkle, foruddefinerede handlinger, mens VBA (Visual Basic for Applications) er et programmeringssprog til mere avancerede funktioner.
Skabeloner og hurtig opstart
Du behøver ikke at starte fra bunden. Access leveres med en række færdige skabeloner til almindelige opgaver, for eksempel kontaktstyring, opgavelister, lagerstyring og registrering af aktiver. En skabelon indeholder allerede tabeller, formularer og rapporter, som du kan tilpasse til dine egne behov.
Skabelonerne gør det nemmere for begyndere at komme i gang, fordi strukturen og navigationen er bygget på forhånd. Vil du se Microsofts øvrige redskaber til data, kan du læse om Microsofts forskellige dataværktøjer.
Versioner og planer: Sådan får du Access
Access findes i dag i to hovedformer: som del af et Microsoft 365-abonnement og som et selvstændigt engangskøb. Vigtigt at vide: Access kører kun på Windows-pc (Windows 10 og Windows 11). Der findes ingen version til Mac og ingen fuld webversion.
Via Microsoft 365-abonnement
Access er inkluderet i følgende abonnementer og opdateres løbende med nye funktioner:
- Microsoft 365 Family
- Microsoft 365 Personal
- Microsoft 365 Business Standard
- Microsoft 365 Business Premium
- Microsoft 365 Apps for business
Access er derimod ikke med i de helt basale eller rent webbaserede planer (for eksempel Business Basic) og heller ikke i de gratis webudgaver af Word, Excel og PowerPoint. Du kan tjekke, hvilke apps der hører til din Microsoft-konto.
Som engangskøb (perpetual)
Vil du ikke betale abonnement, kan Access købes som en selvstændig licens – senest i udgaven Access 2024, der udkom sammen med Office 2024. En engangslicens gælder for én pc og får sikkerhedsopdateringer, men ikke nye hovedfunktioner; en kommende hovedversion kræver et nyt køb. Bemærk, at Access ikke er inkluderet i Office Home 2024. Den tidligere engangsudgave hed Access 2021.
Kender du de ældre pakker, kan du sammenligne med vores gennemgang af Office 2019. Du kan også læse mere om Microsoft Access på Microsofts officielle side.
Hvad skete der med Access “Web Apps”?
Tidligere kunne Access bygge såkaldte Web Apps – databaseapps, der kørte i browseren via SharePoint eller Access Services i Office 365. Den funktion blev engang fremhævet som det store nye i Access 2013, men den er i dag udgået.
Microsoft begyndte at udfase Access Web Apps og Access-webdatabaser i 2017 og lukkede tjenesten for Office 365/SharePoint Online i løbet af 2018. Hvis du støder på ældre vejledninger, der beskriver Web Apps, er de altså forældede.
Til web- og mobilapps anbefaler Microsoft i stedet Power Platform – især Power Apps til at bygge apps og Dataverse til at lagre data i skyen. Access lever videre som et desktopprogram til Windows og bruges fortsat flittigt til lokale databaser.
Access sammen med andre databaser
Access kan bruges alene med sit eget filformat, men det kan også fungere som brugerflade oven på større databaser. Du kan importere data (en engangskopi) eller kæde (linke) til eksterne tabeller, så ændringer følges ad.
Access kan blandt andet forbinde til:
- Microsoft SQL Server og Azure SQL Database
- Microsoft Dataverse (datalageret bag Power Apps)
- SharePoint-lister
- Excel-regneark, tekstfiler og andre ODBC-kilder
Det er praktisk, hvis flere brugere skal dele de samme data: dataene kan ligge centralt i SQL Server, mens hver bruger har sine egne formularer og rapporter i Access.
Begrænsninger og typiske faldgruber
- 2 GB pr. fil – En Access-database (.accdb-fil) kan højst fylde 2 gigabyte. Store datamængder kræver, at du deler databasen op eller flytter dataene til for eksempel SQL Server.
- Kun Windows – Der er ingen Mac-version og ingen fuld webversion.
- Få samtidige brugere – Access egner sig til et mindre antal brugere ad gangen. Skal mange arbejde i databasen samtidig, er en egentlig serverdatabase et bedre valg.
- Backup er dit eget ansvar – Ligger filen lokalt, bør du selv sørge for løbende sikkerhedskopier.
Alternativer til Microsoft Access
Access er ikke det eneste databaseprogram. Afhængigt af dit behov og budget kan flere alternativer være relevante. Tabellen nedenfor sammenligner nogle af de mest udbredte. Har du mest brug for en komplet kontorpakke, kan du også se vores oversigt over gratis alternativer til Microsoft Office.
Sammenligning
| Program | Platform | Pris/licens | Bedst til |
|---|---|---|---|
| Microsoft Access | Windows | Abonnement eller engangskøb | Lokale databaser med formularer og rapporter på Windows |
| LibreOffice Base | Windows, Mac, Linux | Gratis (open source) | Gratis desktopdatabase på tværs af styresystemer |
| Microsoft Excel | Windows, Mac, web | Følger med Microsoft 365 | Mindre datasæt og beregninger i regneark |
| Claris FileMaker | Windows, Mac, iOS, web | Abonnement | Tværplatform-apps til mindre og mellemstore teams |
| Airtable | Web, mobil | Gratis plan + betalte niveauer | Cloud-database med regnearkslignende brugerflade |
| Zoho Creator | Web, mobil | Betalt (gratis prøve) | Low-code apps i skyen |
| Power Apps + Dataverse | Web, mobil | Del af Power Platform | Web- og mobilapps; Microsofts efterfølger til Access Web Apps |
Hvem passer Access til?
Access er et godt valg, hvis du:
- allerede bruger Windows og har et Microsoft 365-abonnement,
- har brug for mere struktur, end et regneark kan give,
- vil bygge enkle databaser med formularer og rapporter uden en stor it-investering,
- arbejder med op til nogle få samtidige brugere.
Har du derimod brug for en løsning til mange samtidige brugere, adgang fra Mac eller mobil, eller meget store datamængder, bør du i stedet kigge mod en serverdatabase, en cloud-tjeneste eller en low-code-platform.
Kildehenvisninger
Ofte stillede spørgsmål (FAQ)
Er Microsoft Access gratis?
Nej. Access følger med udvalgte Microsoft 365-abonnementer eller kan købes som en selvstændig licens. Der findes dog gratis alternativer som LibreOffice Base.
Kan jeg bruge Microsoft Access på en Mac?
Nej. Access findes kun til Windows-pc. På en Mac må du bruge et alternativt program, en virtuel Windows-maskine eller en cloud-baseret database.
Hvad er forskellen på Access og Excel?
Excel er et regneark til tal og beregninger, mens Access er en relationel database, der håndterer og kobler større datamængder sammen i flere tabeller. Access er bedre, når dine data vokser og skal struktureres.
Hvor store databaser kan Access håndtere?
En enkelt Access-fil kan højst fylde 2 GB. Ved større behov kan du dele databasen op i flere filer eller flytte dataene til for eksempel SQL Server.
Findes Access stadig som webapp?
Nej. Access Web Apps blev udfaset og lukket i 2017-2018. Til web- og mobilløsninger anbefaler Microsoft i dag Power Apps og Dataverse.